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2011项目管理师考试知识点之合同管理方法
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做好合同管理工作,应在熟悉合同条款的基础上,有明确的责任划分和严密的合同管理手段,从而将一切可能产生的“扯皮”责任漏洞、责任的交叉与重叠等现象,事先加以防范。下面以项目工程为例从三个方面讨论合同管理的方法。 (1)明确责任划分 合同的主要当事人是业主和承包人(或称承包商),这是合同的主要两方。监理工程师不属于合同的任何一方,但他在项目的执行中起着很重要的作用。责任划分指的是项目业主、承包人和监理工程师三者之间的责任划分,这是合同责任的最重要的划分机制。 业主的责任与义务:选择和任命监理工程师并将其任命和授权书面通知承包人外;签订合同;审批承包人转包或分包的请求;在监理工程师认证的基础上按合同支付预付备料款及项目工程进度款;审批合同、工期及其他项目变更;处理合同中止、终止或撤销事务;组织验收。 承包人的责任与义务:在合同规定的时间内,按照图样和技术规范的要求进行施工并完成工程;负责维修在缺陷责任期内出现的任何缺陷。其具体的合同义务,在合同文件中规定得非常详尽。 监理工程师的职责:按照世界银行的聘用咨询专家指南,监理工程师的职责包括一般职责(即在项目工程进行中就工程质量、工期、费用等向承包人发出各种信息、通知和批示);审核、签发工程进度表及工程进度款支付凭证;解释合同条款等等。 (2)坚持工地会议制度 在合同管理中,现场会议(也称工地会议)是业主和监理工程师做好项目管理的一种有效措施。按照不同的任务和目的,现场会议可分为第1次现场会议、例行现场会议和每日现场协调三种会议形式。 第1次现场会议是承包人进入工地后的首次会议,它可以为监理工程师和承包人之间在开始阶段建立相互合作的良好关系,从而为今后的合同管理的顺利进行打下一个基础。第1次现场会议参加的人员有承包人的代表、项目经理、监理工程师及其代表、业主的代表,由监理工程师主持。会议的议程由监理工程师拟定,并送交承包人和业主及有关方面征求意见,以使与会各方有针对性地准备材料。 召开例行现场会议的目的,是对施工中发现的工程质量问题、施工进度延误以及承包人提出的工期延长或费用索赔的申请或有关的其他问题进行讨论,作出决定。例行现场会议一般为每月1~2次,紧急需要时可随时召开。例行现场会议的记录,一经监理工程师和承包人认可,就成为正式的记录,对双方均有约束力。 每日现场协调(日常现场协调),指每天(或每隔几天)在指定的时间和地点,由指定的人员参加的,协调承包人和监理工程师之间日常工作的一种碰头会。它只是讨论、论证有关问题、协调工作,一般对问题不作决定。 (3)严密的管理手段 合同管理工作既要有明确的责任分工,又要有一系列严密的、行之有效的管理手段,包括严格的审批程序、良好的通信和函电往来系统,以及健全的文档与记录管理制度。 审批程序 合同一经签订,就必须按照各个条款中所规定的报批程序和审查批复的时限办事,否则就会构成不同程度的违约;任何无理拖延都是不允许的,都有损于履行合同的严肃性,如向承包人发出一切指令、通知等,必须由监理工程师发出,业主及其部门不能越过监理工程师直接向承包人发出,以免“令出多门”,造成管理上的混乱;监理工程师或其代表的口头指示,在承包人执行后应予书面确认;监理工程师应在收到承包人的工程进度报表或工程款支付证书的28天之内核证、签发并报送业主,业主则应在接到该证书的28天内向承包人付款;发生索赔事项时承包人必须在索赔事件发生的28天内提出索赔意向书,然后在28天内提交索赔详单和索赔依据,否则丧失得到补偿的权利。 通信和函电往来系统 土建工程,尤其是大型的公路、铁路、水电工程,往往是绵延几十公里或上百公里,或方圆几十平方公里,分成若干合同段同时施工,没有便利的通信和交通条件,就不能有效的进行管理。按照国际惯例,业主已经把合同管理的任务委托给监理工程师,所以监理工程师的通信和交通设备是否齐全和便利,就是一个十分重要的事情了。一般情况下招标文件已明确规定为监理工程师及时的提供这些装备,是承包人的合同义务。 文档与记录管理制度 在整个项目的全过程中,文档与记录的管理,对于合同的管理起着重要作用。合同管理的基础是合同、双方的工作结果以及各种开销的单据。因此,必须管理好与卖方之间往来的各种书面文件、合同变更和卖方的付款申请书等文档。项目业主、监理工程师和承包商都应重视和做好文档和记录的管理工作。 项目管理人员必须正确认识自己采取和不采取行动的法律后果。当卖主履行了合同义务,完成了规定的工作,就要及时验收并向其支付款项。否则,卖方有权暂停工作,终止合同,甚至诉诸法律。合同管理涉及项目管理的其他方面,例如监视承包商在费用、进度和技术方面的表现;检查并核对其工作成果是否满足要求;保证变更经过有关方面的批准,并将其通知所有的有关方面。合同还应明确支付条款。
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